Archivácia a vyraďovanie dokumentácie podnikateľského subjektu

Pri archivácií  a vyraďovaní dokumentov sa podnikateľské subjekty  riadia hlavne podľa zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve a podľa zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, ktoré upravujú dobu uchovávania písomností, ako aj ich vyraďovanie.

Po dobu piatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom dané dokumenty vznikli je potrebné uschovávať:

• účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh
• účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva

Desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa dané písomnosti týkajú, sa musia uchovávať:

• účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok podľa § 17a a 22 a výročná správa
• správa audítora
• kópie faktúr, ktoré vyhotovil alebo ktoré vyhotovil vo vašom mene a na váš účet odberateľ alebo tretia osoba
• prijaté faktúry vyhotovené zdaniteľnou osobou alebo treťou osobou v jej mene a na jej účet
• dovozné doklady a vývozné doklady potvrdené colným orgánom do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú
• kópie faktúr, ktoré vyhotovila za dodanie služby v inom členskom štáte EÚ alebo mimo EÚ
• prijaté faktúry vzťahujúce sa na tovary a služby, pri ktorých je osobou povinnou platiť daň
• ako platiteľ poistného za svojich zamestnancov ste povinný uchovávať účtovné doklady, prípadne iné doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, sadzby poistného, výšky poistného a jeho platenia a evidenciu o svojich zamestnancoch
• ak ste osobou, ktorá uskutočňuje dovoz, vývoz alebo tranzit tovaru, priamo alebo nepriamo sa zúčastňujete na dovoze, vývoze alebo tranzite tovaru alebo ste osobou, u ktorej sa nachádza alebo možno predpokladať, že sa nachádza tovar podliehajúci colnému dohľadu, doklady, ktoré priamo alebo nepriamo s dovozom, vývozom alebo tranzitom tovaru ste povinný uchovávať

Čo sa týka uchovávania mzdových listov slúžiacich ako účtovné záznamy je potrebné položiť si otázku na aký účel ich v účtovníctve používame a podľa toho ich uchovávať 5 alebo 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa dané dokumenty týkajú.

Súčasťou uchovávania dokumentácie je neodmysliteľne aj ich ochrana pred poškodením, stratou a krádežou. Taktiež podnikateľské subjekty sú povinné ochraňovať aj technické prostriedky, nosiče informácii a účtovné programy, pričom treba dbať na to, aby sa k nim nedostali neoprávnené osoby.

Po uplynutí lehoty uchovávania dokumentov je potrebné ich pripraviť na vyraďovacie konanie. Dokumenty, spisy a iné písomnosti, ktoré vznikli počas činnosti spoločnosti, je možné vyradiť len so súhlasom miestne príslušného štátneho archívu.

Dokumenty sa rozdeľujú do dvoch skupín podľa toho, či majú trvalú dokumentárnu hodnotu (znak hodnoty A) a stávajú sa archívnym dokumentom, alebo nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu (bez znaku hodnoty A) a po uplynutí lehoty uloženia môžu byť zoskartované. Štátny archív rozhoduje, ktoré dokumenty je možné zlikvidovať (zoskartovať) a ktoré je potrebné odovzdať do štátneho archívu.

Vyraďovať sa môžu len dokumenty, ktorým uplynula doba, po ktorú sa museli uchovávať. Miestne príslušný štátny archív vydá rozhodnutie o vyradení na základe návrhu spoločnosti.

V návrhu na vyradenie sa uvedie:

a)      vyhlásenie o tom, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia,

b)      vyhlásenie o tom, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebuje na svoju činnosť,

c)      zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na odovzdanie do archívu,

d)     zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na zničenie.

Ak návrh obsahuje všetky náležitosti, ministerstvo prostredníctvom príslušného štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou vydá rozhodnutie o:

a)      vyradení registratúrnych záznamov po uplynutí ich lehoty uloženia,

b)      trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu,

c)      tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

Ak by vám takéto rozhodnutie nedošlo do 60 dní od doručenia návrhu na vyradenie dokumentov, záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty môžete zničiť aj bez neho.